事故から学ぶ

夫に教えないで!と言ったのに…DVから逃れ暮らす妻の住所、久喜市が夫に送付 妻転居…慰謝料も市が払う

事故概要

業種 県 地方自治体
発生時期 2021/2/3
漏えい人数 1
事故概要

久喜市は昨年5月、ドメスティックバイオレンス(DV)等被害者を保護する支援措置を申し出ていた女性の氏名、住所が記された納税通知書を、誤って配偶者男性の事業所に送付したと発表した。
市によると、市は女性から居住地を知らせないよう支援措置の申し出を受けていたが、納税通知を作成するシステムに反映されなかったという。女性は住所を配偶者に知られ、転居を余儀なくされた。第三者の指摘により、誤送付が分かった。
市は女性側と協議。1月までに市が転居費用と慰謝料計約56万円を支払い和解する方向で合意した。関連議案を8日から始まる定例会に提出する。市は「システムに入力するまでにタイムラグがあった。手続きを改善し再発防止に努めたい」としている。

引用元 YAHOO

■ 事故原因

事故の原因はチェックリストの下記項目が該当すると推察します。

(第20条)安全管理措置(第21条)従業者の監督 作業ルールの徹底(郵送の誤送付防止(添付ファイルの誤送信防止)

チェックリストにある要求ルール:

残念だが他の自治体でも同様の事故は発生している。自治体のプロセス管理に問題がある。
個人情報を含む重要情報を出力、郵送やメールで送付する場合、本当に送付する必要があるか、同封書類に誤りがないか、添付ファイルに誤りがないか、不要な情報が含まれていないか、送付先に誤りがないか作業者と確認者の二重で確認をしていますか。送付記録をつけていますか?
個人情報を郵送する場合、書留などの追跡可能な郵便を利用していますか。
個人情報を郵送する場合、直接郵便窓口に持参するなど、郵便局への引き渡しを確実なものにしていますか?
圧着ハガキは裏面が剥がれにくい秘密保持に適したタイプを選択していますか?

■ 推奨対策

対策:

2重チェックを含むチェック体制の構築
要求ルールにあるように、個人情報を含む重要情報を郵送やメールで送付する場合、本当に送付する必要があるか、不要な情報が含まれていないか、送付先に誤りがないか作業者と確認者の二重で確認をしていますか。送付記録をつけていますか?

具体例:

チェックの2重化は作業効率との兼ね合いで、ルールを作ってもうまく運用しないことが多いが、個人情報保護の見地から見れば、漏えい事故を起こしたときの組織的リカバリーや管理職を巻き込んだ職員への処分、個人情報保護委員会への報告、損害賠償対応など、手抜きの代償が大きいことを職員にしつこく注意喚起する必要がある。
比較的有効な防止策としては、なぜその作業を行ったのか、内容に間違いがないのかまでを記載する発出記録をつけさせることで、作業者及び管理者自身に気づきの機会を与えることができる。
間違いを防止する、より間違いに気づく仕組み作りが事故防止の結果につながりやすい。

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