事故から学ぶ

宿泊療養施設の「入力管理シート」のメール誤送信について 山口県

事故概要

業種 山口県
発生時期 2020/11/29
漏えい人数 39
事故概要

11月29日(日)に、宿泊療養施設の「入所者管理シート」を、誤ったメールアドレス(1件)に送信した事実が判明したので、お知らせします。

1 誤送信した「入所者管理シート」に記された個人情報(39名分)の内容
氏名、電話番号、生年月日、性別、年齢、服薬等
2 経 緯
11月29日(日)午前10時25分、入所者の症状の悪化に速やかに対応できるよう、宿泊療養施設に係るオンコール医師に「入所者管理シート」をメール送信する際、誤ったメールアドレスに送信したもの。
3 原 因
担当職員が、メールアドレスを手入力しており、また、その際の入力内容の確認不足によるもの。
4 再発防止の措置
オンコール医師のメールアドレスを事前に登録するとともに、複数職員による送信前のチェックを徹底する。

引用元 山口県

■ 事故原因

事故の原因はチェックリストの下記項目が該当すると推察します。

20-6(第20条)安全管理措置 パソコン利用教育(メール送信・添付ファイル送信ルール)

チェックリストにある要求ルール:

重要情報や個人情報をメールで送る時は,メール本文に記載せず、重要情報は添付ファイル形式にして、さらにパスワード保護するなどのように、重要情報の保護をしていますか?
メールに添付する場合、不要なファイルを添付していないか確認していますか?
電子メールの送信先に誤ったファイルが添付されていないか、ファイルを開いて確認してから送信していますか?
重要情報が含まれる電子メールを送る前には、送信アドレスを再確認していますか?自分以外の人にも確認をしてもらっていますか?
複数の相手先への送信時はTOではなくBCCを使用していますか?
似たアドレスや似た名前の人のメールアドレスは、注意して確認していますか?
データ送信時に不要な個人情報が含まれていないことを、複数の人で確認していますか?
委託先にもまったく同じレベルで、個人情報の取扱い規則の周知徹底と監視監督をしていますか?

■ 推奨対策

対策:

添付ミスには3種類ある。
添付間違い
添付書類に意図しない情報が記載
添付書類送付先間違い
いずれにせよ、確認不足である。

具体例:

添付ミスを防止することは、作業としては難しいことではない。慎重さを欠いた作業が招く事故である。
多忙であったり、特に意識しない日常業務で発生することからも、日常業務に潜むリスクとして、組織的な引き締めが必要である。

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