事故から学ぶ

懇親会名簿をタクシーに置き忘れ紛失、事務所の鍵も – 新潟県

事故概要

業種 新潟県
発生時期 2020/11/23
漏えい人数 56
事故概要

新潟県は、懇親会出席者の個人情報が記載された出席者名簿が所在不明となっていることを明らかにした。
同県によれば、11月23日に関西新潟県人会総会懇親会の出席者名簿が入った鞄を紛失したもの。
同名簿には来賓10人、県人会役員12人、法人会員7人、個人会員27人のあわせて56人に関する氏名や役職、出身市町村などが記載されていた。また鞄には大阪事務所の金属製の鍵とICカードタイプの鍵が入っていたという。
担当者が関西新潟県人会総会と懇親会に出席後、会合に使用した配布用チラシの残りなどを事務所へ置きに行くためタクシーに乗ったが、その際に置き忘れたという。
同県では、対象となる関係者に謝罪。ICカードキーは警備会社に依頼して使用停止措置を取り、金属製の鍵については交換を行う。

引用元 Security NEXT

■ 事故原因

事故の原因はチェックリストの下記項目が該当すると推察します。

20-18(第20条)安全管理措置
(第21条)従業者の監督 作業ルールの徹底 (紙データの紛失防止)

チェックリストにある要求ルール:

紙書類の持ち出し時はカバンに入れ、落下や風による飛散を防いでいますか。
紙書類の輸送や移動が伴う場合は、落下防止、飛散・散逸しないようカバンやケースに入れて輸送をしていますか。
重要情報入ったカバンを持ち歩く必要がある場合は、肌身離さず持ち歩るくことを徹底教育していますか?
電車の網棚に載せたり、カバンを車内に放置して車から離れたりしていませんか?
個人情報が記載されたを書類を、机の上に放置せずに、書庫に保管し施錠するなど、紙データの紛失防止していますか?
作業を中断した際は、机に放置せず、その都度保管庫に戻していますか?
外出先や自分の机以外の場所で作業をしたときは、確実にカバンに戻したことを確認していますか?
出先でのカバンへの収納確認は一人で行うため、カバンに入れたこと、作業場所に何も残っていないことの2面で確認していますか?
個人情報を所定の保管庫から出し入れする際は、管理記録を個人名付きで記録していますか?また保管庫の施錠時には、内容確認を2名以上で実施していますか?
個人情報の持ち出しは、規定に沿って許可を得て行っていますか?
個人情報が記載された書類を第三者に見せたり、あるいは見える状態にしていませんか?
委託先にもまったく同じレベルで、個人情報の取扱い規則の周知徹底と監視監督をしていますか?

■ 推奨対策

対策:

タクシー内に個人情報を記載した書類を置き忘れた、と単純に考えると漏えい紛失事故は減らない。何が問題だろうか。

具体例:

本件は、なぜ持ち出し、持ち歩いたのかに着目して解決策を考えることが必要だ。
通常は、持ち出しを止める理由を組織構成員全員で考えることだ。今回のケースでは持ち出す必然性はなにもない。

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