事故から学ぶ

京橋市税事務所における個人情報及び法人情報が記載された「固定資産税・都市計画税納税通知書の送付先変更申出書」の紛失

事故概要

業種 大阪府 地方自治体
発生時期 2020/7/8
漏えい人数 1
事故概要

大阪府京橋市税事務所において、個人情報及び法人情報が記載された「固定資産税・都市計画税納税通知書の送付先変更申出書」を紛失したことが判明いたしました。
このような重大な事態を発生させましたことを深く反省し、再発防止に努めますとともに、関係者の皆様に多大なご迷惑をおかけし、市民の皆様の信頼を損ねることとなったことにつきまして、深くお詫び申し上げます。
1事案の概要
令和2年8月18日(火曜日)、京橋市税事務所あてに、ある納税義務者(以下「A氏」という。)より納税通知書の送付先に係る変更手続きを依頼された法人(以下「B法人」という。)から、A氏に関する「固定資産税・都市計画税納税通知書の送付先変更申出書」(以下「申出書」という。)の処理状況について問い合わせがありました。
調査の結果、申出書は令和2年7月6日(月曜日)にB法人より簡易書留にて京橋市税事務所あてに送付され、当市税事務所管理担当が令和2年7月8日(水曜日)に受領していることを確認しました。
申出書が封入された簡易書留については、仕分け作業により管理担当から収納対策担当に手渡され、受領した収納対策担当にて、申出書の本来の担当が固定資産税担当であったことまでは確認していましたが、その後、収納対策担当及び固定資産税担当間において申出書を引き渡した記録がなく、申出書を紛失していたことが判明しました。

これを受け、収納対策担当及び固定資産税担当の全職員への聞き取り調査及び執務室内の捜索を行いましたが、現在のところ発見には至っておりません。
なお、通常、収納対策担当から固定資産税担当への郵便物の引継ぎは担当者同士の手渡しで行われており、外部への流出はないものと考えています。
2紛失した申出書に含まれていた個人情報及び法人情報の内容
個人の氏名、住所、印影、納税義務者番号、固定資産の所在地
法人の名称、所在地、印影
3判明後の対応
令和2年8月21日(金曜日)、B法人に対して電話にて申出書の紛失経過についてご説明のうえお詫びを申し上げ、申出書の写しを送付いただくことでご了承いただきました。また、B法人からA氏の連絡先をお聞きし、令和2年8月24日(月曜日)にA氏に謝罪を申し上げ、ご了承をいただきました。
なお、申出書の写しの送付があり次第、申出書の内容に基づき送付先の変更手続きを行います。
4発生原因
当市税事務所では、簡易書留などの特殊郵便については管理担当にて特殊文書収受簿に記録のうえ、各担当へ仕分けを行っており、各担当は、受領した文書について、特殊文書収受簿に受領印を押印することで受領の確認を行っていますが、本来、別の担当で受領すべきであった場合における文書の引き渡し手順及び方法が確立されていなかったことが原因です。
5再発防止について
今回の紛失事案を厳粛に受け止め、今後このようなことが発生しないよう、本来、別の担当で処理すべき郵便物を受領した場合は、管理担当にいったん戻したうえで本来の担当に仕分けることで、特殊文書収受簿に記録を残すように取り扱いを変更するとともに、全職員に再発防止策を周知徹底し、市民・納税者の皆様からの信頼回復に全力をあげてまいります。

引用元 大阪府

■ 事故原因

事故の原因はチェックリストの下記項目が該当すると推察します。

20-11(第20条)安全管理措置 作業ルールの徹底(保管管理と情報漏えい防止、事務所内での紛失防止)

チェックリストにある要求ルール:

情報漏えい、盗難防止などの教育を定期的に実施していますか?
個人情報が記載されたを書類を、机の上に放置せず、書庫に保管し施錠するなど、漏えいを防止していますか?
事業所外で個人情報が記載された書類やPCなどを置いたまま、離籍していませんか?
個人情報を所定の保管庫から出し入れする際は、管理記録を個人名付きで記録していますか?また保管庫の施錠は2名以上で確認をしていますか?
書類や書類の写しを勝手に持ち出せないように、教育の徹底と抜き打ち検査、書類保管場所の点検を不定期に実施していますか?
不正に持ち出した場合の罰則規定を設けていますか?

■ 推奨対策

対策:

当該職員のルール(重要管理ポイント)違反により発生した事務処理誤り
ルールどおりのことがされたが見落とした

具体例:

内規で定められたルール(重要管理ポイント)を行ったが作業エラーをまねいたとされている。組織として「ルール通りであった」という評価なら、ルールに問題があるので直ちにカイゼンし教育とルール通りの作業の徹底を図られたい。

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