事故から学ぶ

令和2年国勢調査 調査書類の紛失について 佐倉市

事故概要

業種 佐倉市 地方自治体
発生時期 2020/9/30
漏えい人数 22
事故概要

令和2年国勢調査 調査書類の紛失について(報告)
標記の件につきまして、次のとおり報告いたします。
1.概要
令和2年国勢調査の調査活動中に、調査員(70代女性)が世帯の情報を記載した書類(調査世帯一覧)1枚(22世帯分)を紛失するという事案が発生いたしました。
2.調査区
佐倉市上志津の一部
3.調査世帯一覧に記載されている世帯の情報
・世帯主又は代表者の氏名
・所在地や建物の名称
・世帯員の数(総数及び男女別の数)
※調査票配布時にご不在だった場合は、表札等によりわかる限りの情報を記載しています。
4.現在に至る状況
令和2年9月30日午後に担当調査員が調査書類を整理していたところ、当該書類を紛失したことに気づき、10月1日に市に報告がされました。同日午後に市職員2名が調査員とともに調査員の自宅及び調査区周辺を捜索したものの発見に至らず、同日夕方、警察に遺失物の届出を行いました。現在のところ、この書類が悪用された事例は確認されていません。
5.今後の対応
10月2日に対象世帯の皆様へのお詫びと説明をいたしましたが、引き続き調査書類を捜索いたします。
併せて、対象調査員を含めた佐倉市の国勢調査員約500名に調査用品の厳重管理をあらためて指導し、再発の防止に努めてまいります。

引用元 Security NEXT

■ 事故原因

事故の原因はチェックリストの下記項目が該当すると推察します。

20-18(第20条)安全管理措置
(第21条)従業者の監督 作業ルールの徹底 (紙データの紛失防止)

チェックリストにある要求ルール:

紙書類の持ち出し時はカバンに入れ、落下や風による飛散を防いでいますか。
紙書類の輸送や移動が伴う場合は、落下防止、飛散・散逸しないようカバンやケースに入れて輸送をしていますか。
重要情報入ったカバンを持ち歩く必要がある場合は、肌身離さず持ち歩るくことを徹底教育していますか?
電車の網棚に載せたり、カバンを車内に放置して車から離れたりしていませんか?
個人情報が記載されたを書類を、机の上に放置せずに、書庫に保管し施錠するなど、紙データの紛失防止していますか?
作業を中断した際は、机に放置せず、その都度保管庫に戻していますか?
外出先や自分の机以外の場所で作業をしたときは、確実にカバンに戻したことを確認していますか?
出先でのカバンへの収納確認は一人で行うため、カバンに入れたこと、作業場所に何も残っていないことの2面で確認していますか?
個人情報を所定の保管庫から出し入れする際は、管理記録を個人名付きで記録していますか?また保管庫の施錠時には、内容確認を2名以上で実施していますか?
個人情報の持ち出しは、規定に沿って許可を得て行っていますか?
個人情報が記載された書類を第三者に見せたり、あるいは見える状態にしていませんか?
委託先にもまったく同じレベルで、個人情報の取扱い規則の周知徹底と監視監督をしていますか?

■ 推奨対策

対策:

気が付いたら紛失していた、というので漏えい防止対策としては、紛失防止策のすべてを実施する必要がある。気づくまで分からない、というのは管理体制の不備でもある。

具体例:

作業担当者に都度点検させて報告を義務付けるのが、万一の事故の時の速やかな発見につながる。
国勢調査は5年に一度であり、その時限りの作業者集団であるから、漏えい防止教育も浸透しきらないで作業にあたることが想定できる。
したがって常に点検と報告を義務付けることで、本人の自覚を呼び起こすのが最善だと考えられる。

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