事故から学ぶ

都営住宅居住者の個人情報含む書類を誤送付 – 東京都

事故概要

業種 東京都 地方自治体
発生時期 2020/10/2
漏えい人数
事故概要

東京都は、都営住宅居住者の個人情報含む通知書を取り違えて封入し、誤った宛先に郵送したことを明らかにした。
都によれば、10月2日13時ごろ、西部住宅建設事務所の担当者が、都営住宅建替事業による移転先住宅の保証金納入通知書2通を取り違えて封入し、それぞれ誤った宛先に郵送したもの。
誤送付した通知書には、都営住宅居住者2世帯2人分の氏名、住所、移転先住宅の保証金額、現住宅の保証金納入済額などが記載されていた。
同月5日、誤送付先から連絡があり判明。同日中に対象となる居住者宅を訪問して謝罪し、書類を回収している。

引用元 Security NEXT

■ 事故原因

事故の原因はチェックリストの下記項目が該当すると推察します。

20-13(第20条)安全管理措置
(第21条)従業者の監督 作業ルールの徹底(郵送の誤送付防止)

チェックリストにある要求ルール:

個人情報を含む重要情報を出力、郵送送付する場合、本当に送付する必要があるか、同封書類に誤りがないか、不要な情報が含まれていないか、送付先に誤りがないか作業者と確認者の二重で確認をしていますか。送付記録をつけていますか?
個人情報を同封する場合、封筒の宛名と同封書類の個人情報を突き合わせ、誤封入と誤送信を防止していますか?
個人情報を郵送する場合、書留などの追跡可能な郵便を利用していますか。
個人情報を郵送する場合、直接郵便窓口に持参するなど、郵便局への引き渡しを確実なものにしていますか?
圧着ハガキは裏面が剥がれにくい秘密保持に適したタイプを選択していますか?
委託先にもまったく同じレベルで、個人情報の取扱い規則の周知徹底と監視監督をしていますか?

■ 推奨対策

対策:

「個人情報含む通知書を取り違えて封入し、誤った宛先に郵送した」というのは、基本動作、所作ができていないことが考えられる。
もしそうだとすれば、必ず再発する。
作業者本人ではなく、管理の問題にすり替わる。

具体例:

要求ルールの完遂を管理面から徹底させる必要がある。
個人情報を含む重要情報を出力、郵送送付する場合、本当に送付する必要があるか、同封書類に誤りがないか、不要な情報が含まれていないか、送付先に誤りがないか作業者と確認者の二重で確認をしていますか。送付記録をつけていますか?
個人情報を同封する場合、封筒の宛名と同封書類の個人情報を突き合わせ、誤封入と誤送信を防止していますか?
個人情報を郵送する場合、書留などの追跡可能な郵便を利用していますか。

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