事故から学ぶ

つくばで国勢調査の個人情報紛失

事故概要

業種 つくば市 地方自治体
発生時期 2020/9/21
漏えい人数 25世帯
事故概要

茨城県つくば市で国勢調査を行っている調査員が25世帯分の氏名や住所などが書かれた書類を紛失したことが分かり、市は今後、該当する世帯に謝罪することにしています。
つくば市によりますと19日、調査員の1人が対象者25世帯分の住所と世帯主の氏名、各世帯ごとの人数などが記載された書類1枚を紛失したということです。
書類は調査員が調査の依頼などで活動している間、持って移動するもので、19日夜、自宅に戻って確認した時に紛失に気付いたということです。
市では今後、職員が書類に記入されていた世帯に説明や謝罪を行うことにしています。
つくば市は「あってはならないことで市民の皆さまにおわび申し上げます。今後調査員に対し書類の管理を徹底するよう指導したい」としています。

引用元 NHK WEB

■ 事故原因

事故の原因はチェックリストの下記項目が該当すると推察します。

20-18(第20条)安全管理措置
(第21条)従業者の監督 作業ルールの徹底 (紙データの紛失防止)

チェックリストにある要求ルール:

紙書類の持ち出し時はカバンに入れ、落下や風による飛散を防いでいますか。
紙書類の輸送や移動が伴う場合は、落下防止、飛散・散逸しないようカバンやケースに入れて輸送をしていますか。
重要情報入ったカバンを持ち歩く必要がある場合は、肌身離さず持ち歩るくことを徹底教育していますか?
電車の網棚に載せたり、カバンを車内に放置して車から離れたりしていませんか?
個人情報が記載されたを書類を、机の上に放置せずに、書庫に保管し施錠するなど、紙データの紛失防止していますか?
作業を中断した際は、机に放置せず、その都度保管庫に戻していますか?
外出先や自分の机以外の場所で作業をしたときは、確実にカバンに戻したことを確認していますか?
出先でのカバンへの収納確認は一人で行うため、カバンに入れたこと、作業場所に何も残っていないことの2面で確認していますか?
個人情報を所定の保管庫から出し入れする際は、管理記録を個人名付きで記録していますか?また保管庫の施錠時には、内容確認を2名以上で実施していますか?
個人情報の持ち出しは、規定に沿って許可を得て行っていますか?
個人情報が記載された書類を第三者に見せたり、あるいは見える状態にしていませんか?
委託先にもまったく同じレベルで、個人情報の取扱い規則の周知徹底と監視監督をしていますか?

■ 推奨対策

対策:

気が付いたら紛失していた、というので漏えい防止対策としては、紛失防止策のすべてを実施する必要がある。気づくまで分からない、というのは管理体制の不備でもある。

具体例:

作業担当者に都度点検させて報告を義務付けるのが、万一の事故の時の速やかな発見につながる。
国勢調査は5年に一度であり、その時限りの作業者集団であるから、漏えい防止教育も浸透しきらないで作業にあたることが想定できる。
したがって常に点検と報告を義務付けることで、本人の自覚を呼び起こすのが最善だと考えられる。

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