事故から学ぶ

メール誤送信による個人情報の流出に関するお詫び 住友重機械工業株式会社

事故概要

業種 製造メーカー
発生時期 2020/7/15
漏えい人数 443
事故概要

このたび、当社従業員の不注意により、インターンシップにご応募いただいた学生の個人情報を電子メールで流出させる事態が発生いたしました。このような事態を招いたことを重く受け止め、個人情報の取り扱い及び情報セキュリティに関する社内教育ならびに管理体制のさらなる強化に取り組み、再発防止に努めてまいります。
1.個人情報流出の経緯
7 月15 日(水)、当社の従業員が、メールアドレスの入力間違いにより、1名の学生に、当社インターンシップにご応募いただいた学生443名の個人情報が記載されたファイルを添付して送信してしまいました。当該従業員は、個人情報の流出に気付いた後、直ちに誤送信先の学生に対して謝罪するとともに、当該メールの削除を依頼いたしました。その後、学生より内容を確認する前にメールを削除した旨のご連絡をいただきました。
2.流出した個人情報
当社インターンシップにご応募いただいた学生443名の個人情報が記載されたエクセルファイル。
(誤送信したエクセルファイルに含まれていた情報)
氏名、性別、年齢、卒業予定年月、大学・学部・学科・専攻、研究室・指導教員名、研究テーマ、所属クラブ・サークル、
インターンシップ応募部門、ご自身の長所、インターンシップを紹介した当社社員名、座談会コースへの応募状況。
上記の他、当社としてのインターンシップ受け入れ可否の結果。
応募時にご登録いただきました住所、電話番号、メールアドレス等、上記以外の情報については、誤送信したエクセルファイルには含まれておりません。
3.当社インターンシップにご応募いただいた学生への対応
個人情報が流出した学生に対して、直接、お詫びの連絡を差し上げております。
4.再発防止策
今後の再発防止に向けて、個人情報を電子メールで送信する際に遵守すべき事項を社内に周知徹底し、個人情報保護及び情報セキュリティ教育を徹底するなど、情報管理の強化に取り組んでまいります。

引用元 住友重機械工業株式会社

■ 事故原因

事故の原因はチェックリストの下記項目が該当すると推察します。

20-6(第20条)安全管理措置 パソコン利用教育(メール送信・添付ファイル送信ルール)

チェックリストにある要求ルール:

重要情報や個人情報をメールで送る時は,メール本文に記載せず、重要情報は添付ファイル形式にして、さらにパスワード保護するなどのように、重要情報の保護をしていますか?
メールに添付する場合、不要なファイルを添付していないか確認していますか?
電子メールの送信先に誤ったファイルが添付されていないか、ファイルを開いて確認してから送信していますか?
重要情報が含まれる電子メールを送る前には、送信アドレスを再確認していますか?自分以外の人にも確認をしてもらっていますか?
複数の相手先への送信時はTOではなくBCCを使用していますか?
似たアドレスや似た名前の人のメールアドレスは、注意して確認していますか?
データ送信時に不要な個人情報が含まれていないことを、複数の人で確認していますか?

■ 推奨対策

対策:

原因は従業員が、メールアドレスの入力間違いにより、ファイルを添付して送信、というように読める。
2つの原因が重なっていると考えられる。
ひとつは、そもそも社内向けであるべきメールを学生に送ったこと?これは送信先選択ミスであり、対策は複数あるが、社内メールだと確認が甘いところが多い。
もうひとつは添付ファイルの暗号化処理がされていないこと。社内あるファイルを社内メールで送信する、という状況もありうるであろうが、個人情報が入っているファイルは暗号化しておくべきである。

具体例:

「個人情報を電子メールで送信する際に遵守すべき事項を社内に周知徹底し、個人情報保護及び情報セキュリティ教育を徹底する」というルールがあるとして、守れないことへの組織的な反省が本質論であろう。

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