事故から学ぶ

県職員が個人情報を紛失 個人用鞄に入れたまま懇親会に 沖縄県

事故概要

業種 区 地方自治体
発生時期 2020/6/22
漏えい人数 6
事故概要

沖縄県は今月、職員が個人情報が記載された書類を紛失したことを明らかにした。
書類を紛失したのは県土木建築部の出先機関の職員。
2020/6/22に職場の懇親会に参加したあと、帰宅途中のタクシーで書類を入れた鞄が無くなっていることに気付いたという。
紛失した書類は住宅を建設する際に使用する登記簿謄本や印鑑証明書など合わせて24点で、申請者や土地の所有者など6人の氏名や住所といった個人情報が記載されていた。個人情報を含む書類を持ち出す際は公用の鞄を使用することが原則となっているが、職員はこの時、個人の鞄に入れて書類を持ち歩いていた。
県土木建築部は「個人情報に関する書類の管理体制を見直し、職員の教育を徹底する」としている。

引用元 沖縄県

■ 事故原因

事故の原因はチェックリストの下記項目が該当すると推察します。

20-18(第20条)安全管理措置
(第21条)従業者の監督 作業ルールの徹底 (紙データの紛失防止)

チェックリストにある要求ルール:

紙書類の持ち出し時はカバンに入れ、落下や風による飛散を防いでいますか。
紙書類の輸送や移動が伴う場合は、社外への落下防止、万一落下した時に書類が飛散散逸しないよう箱に入れて輸送をしていますか。
重要情報入ったカバンを持ち歩く必要がある場合は、肌身離さず持ち歩ることを見につくまで、徹底教育していますか?
個人情報が記載されたを書類を、机の上に放置せずに、書庫に保管し施錠するなど、紙データの紛失防止していますか?作業を中断した際は、机に放置せず、その都度保管庫に戻していますか?
外出先や自分の机以外の場所で作業をしたときは、確実にカバンに戻したことを確認していますか?この確認は一人で行うため、カバンに入れたこと、作業場所に何も残っていないことの2面で確認していますか?
個人情報を所定の保管庫から出し入れする際は、管理記録を個人名付きで記録していますか?また保管庫の施錠時には、内容確認を2名以上で実施していますか?
個人情報の持ち出しは、規定に沿って許可を得て行っていますか?
個人情報が記載された書類を第三者に見せたり、あるいは見える状態にしていませんか?

■ 推奨対策

対策:

規則があるのには理由がある。それを無視した結果、うっかりミスを引き起こすのは正常系バイアス思考をしてしまうからである。
組織全体に甘さがあると、末端の担当者も甘い判断を下してしまう。

具体例:

正常系バイアス思考は「自分は大丈夫だと過信し過ぎる愚かさの象徴」と言われ、自分に不都合が生じる可能性がある状況下でも、それを通常の範囲内として捉え、都合の悪い情報を無視し「今回は大丈夫」「まだ大丈夫」などと過小評価してしまう思考です。実務の現場では、仕事を進めるためには、職場ぐるみで正常系バイアス思考撲滅をする必要がある。

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