事故から学ぶ

上越市 77人の個人情報含む書類紛失

事故概要

業種 上越市 地方自治体
発生時期 2020/5/21
漏えい人数 74
事故概要

上越市が送付した民生委員・児童委員に宛てた個人情報を含む書類が、送付の過程で所在不明となっていることがわかった。なお、現在のところ個人情報の外部流出は確認されていない。
市によると所在不明になったのは「災害時に支援を要する高齢者等に係る書類」。対象者は74(77)人で、書類には氏名、住所、性別、年齢などの記載があった。うち22人分は電話番号も記載されていたいという。
市によると5月21日に市が民生委員・児童委員に発送した個別情報を含む書類が届かないと、5月26日に1人の委員から連絡があった。課内で捜索したが発見できず、同日に郵便局にも捜索を依頼したが、6月16日に発見できなかったとの回答があったという。
その後、市は対象者74人に対し謝罪と事情説明等を行った。不審電話等への注意を喚起するとともに、不審事案の際の市への連絡を依頼。
所在不明となった状況は未だ明らかになっていない。市では個人情報の送付方法等について検討し、再発防止に向けて取り組んでいくという。

引用元 上越妙高タウン情報 ニュース

■ 事故原因

事故の原因はチェックリストの下記項目が該当すると推察します。

20-13(第20条)安全管理措置
(第21条)従業者の監督 作業ルールの徹底(郵送の誤送付防止)

チェックリストにある要求ルール:

個人情報を含む重要情報を出力、郵送送付する場合、本当に送付する必要があるか、同封書類に誤りがないか、不要な情報が含まれていないか、送付先に誤りがないか作業者と確認者の二重で確認をしていますか。送付記録をつけていますか?
個人情報を郵送する場合、書留などの追跡可能な郵便を利用していますか。
個人情報を郵送する場合、直接郵便窓口に持参するなど、郵便局への引き渡しを確実なものにしていますか?
圧着ハガキは裏面が剥がれにくい秘密保持に適したタイプを選択していますか?

■ 推奨対策

対策:

個人情報を郵送する場合、直接郵便窓口に持参するなど、郵便局への引き渡しを確実にする必要がある。
投函したつもり、郵送するつもり、などの作業保留はどの業務でも発生するが、つもり状態の管理がなされないため紛失事故につながっている。
こと個人情報の送付にあたっては、作業トレースが確実に残せるよう直接郵便局に持ち込むことが求められる。

具体例:

作業保留対策は個人情報保護の重要なテーマの一つである。
人間の記憶に頼る記録の残らない作業プロセスの廃止カイゼン、後でやりますという曖昧性のある作業停止の廃止、など、面倒だという心理的な不精を踏まえて業務全体を考え直す機会でもある。部分最適では効果が無い。

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