事故から学ぶ

税額決定通知書を異なる事業所へ誤送付 – 西宮市

事故概要

業種 西宮市 地方自治体
発生時期 2020/5/14
漏えい人数 116
事故概要

兵庫県西宮市は、市税と県民税の税額決定通知書を、誤って勤務先ではない事業所へ送付したことを明らかにした。
同市によれば、5月14日に発送した2020年度の市税と県民税の税額決定通知書において、3事業所のあわせて116人分の納税義務者宛て通知書を、勤務先ではない別の事業所へ誤って送ったもの。通知書には、氏名、住所、給与収入や税額などが記載されていた。
同月21日、通知書が誤送付された1事業所から連絡があり、問題が判明。調査を行ったところ、3事業所に誤送付したことが判明した。通知書封入業務を委託している業者において、事業所用の通知書と納税義務者宛ての通知書を送る際、異なる事業所の納税義務者宛て通知書を一緒に封入し、送付してしまったという。
同市では対象となる事業所に謝罪するとともに、誤送付した通知書を回収。本来送付すべき事業所へ送付した。

引用元 Security NEXT

■ 事故原因

事故の原因はチェックリストの下記項目が該当すると推察します。

20-13(第20条)安全管理措置
(第21条)従業者の監督 作業ルールの徹底(郵送の誤送付防止)

チェックリストにある要求ルール:

個人情報を含む重要情報を出力、郵送送付する場合、本当に送付する必要があるか、同封書類に誤りがないか、不要な情報が含まれていないか、送付先に誤りがないか作業者と確認者の二重で確認をしていますか。送付記録をつけていますか?
個人情報を郵送する場合、書留などの追跡可能な郵便を利用していますか?
個人情報を郵送する場合、直接郵便窓口に持参するなど、郵便局への引き渡しを確実なものにしていますか?
圧着ハガキは裏面が剥がれにくい秘密保持に適したタイプを選択していますか?

■ 推奨対策

対策:

想定できる漏えい事故であり、ご送付防止策も出尽くした感がある。よって事故原因は漏えい事故防止策を守っていなかったということになる。
守らない当事者の言い訳は色々とあるが、組織として規則を守らないことを見過ごしていたことの原因追及がなされるべきである。組織のミスであり、組織そのものが預かっていた個人情報を保護する義務を怠った「法令違反者」である。

具体例:

ルールがあるが従業者が守らない、守れないとう事実に組織の長と管理者は真正面から向き合わなければならない。担当者が悪かった、ではない。組織運営が悪いのである。

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