事故から学ぶ

GWの緊急連絡先確認メールで送信ミス – 学習塾

事故概要

業種 学習塾
発生時期 2020/04/30
漏えい人数 442人
事故概要

成学社が運営する学習塾においてメールの送信ミスがあり、保護者のメールアドレスが流出したことがわかった。
同社によれば、開成教育セミナー南草津駅前教室において、4月30日15時半過ぎに保護者へ送信したメールでミスが発生したもの。ゴールデンウィーク中の緊急連絡先を通知するメールでミスが発生。送信先のメールアドレス442件を誤って宛先に設定したため、受信者間でメールアドレスが表示される状態となった。
送信から10分後にメールを受信した保護者から指摘があり問題が判明。対象となる保護者に謝罪するとともに、誤送信したメールの削除を依頼した。

引用元 Security NEXT

■ 事故原因

事故の原因はチェックリストの下記項目が該当すると推察します。

チェックリストコード:
20-6(第20条)安全管理措置 パソコン利用教育(メール送信・添付ファイル送信ルール)

チェックリストにある要求ルール:

重要情報や個人情報をメールで送る時は,メール本文に記載せず、重要情報は添付ファイル形式にして、さらにパスワード保護するなどのように、重要情報の保護をしていますか?
メールに添付する場合、不要なファイルを添付していないか確認していますか?
電子メールの送信先に誤ったファイルが添付されていないか、ファイルを開いて確認してから送信していますか?
重要情報が含まれる電子メールを送る前には、送信アドレスを再確認していますか?自分以外の人にも確認をしてもらっていますか?
複数の相手先への送信時はTOではなくBCCを使用していますか?
似たアドレスや似た名前の人のメールアドレスは、注意して確認していますか?
データ送信時に不要な個人情報が含まれていないことを、複数の人で確認していますか?

■ 推奨対策

対策:

作業手順書、マニュアル、管理体制、監査体制の強化が必要である。
メール作成送信手順書の徹底と、送信前のダブルチェックを徹底させること(2名以上の相手先に対し、Toでメールを送ると個人情報漏えいに結びつくことをしつこく徹底的に教え込むこと)
内部の人間にとっては日常的な情報でも、特に個人情報は漏えいしたら問題となるので、今一度、個人情報取り扱い時は、漏えい防止の意識を高く持っていただきたい。

具体例:

個人情報の適正な取扱い及び電子メールの適切な利用に対する徹底教育を行うこと。まずは2名以上の相手先に対し、Toでメールを送ると個人情報漏えいに結びつくことをしつこく徹底的に教え込むことである。
さらにメール送信時等における個人情報の取扱い(本文に個人情報を書かない、個人情報が入ったファイルを添付するときは暗号化する等)に関する研修を行い、ダブルチェックによる送信先の確認をする運用体制を作ること。
ダブルチェックで見逃した場合は、ダブルチェックをした者も同罪になることを強く認識させること。同じ視点でダブルチェックしても見逃すことが多いため、読み上げ方式、テキストエディタに貼り付け確認など、確認方法も進化させること。
導入済みのメール誤送信抑止システムにおける再確認する意味を強く認識させること。

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