事故から学ぶ

高校生徒の個人情報含む記録簿を紛失 – 大阪府

事故概要

業種 公立高校
発生時期 2019/12/17
漏えい人数 30人
事故概要

大阪府立高校において、生徒の個人情報が記載された記録簿が所在不明になっている。
同府によれば、2年生39人分と3年生30人分の氏名や学年、クラス、出席番号、出欠状況、提出物の有無、考査などの点数が記載されていた記録簿を紛失したもの。
2019年12月17日に教員が記録簿を自席の机上に置いたまま帰宅したが、その後の行方がわからないという。
12月19日に紛失に気づき、職員室内を捜索したが見つからず、24日に上長へ報告した。同校では全校生徒に対して事情を説明して謝罪。保護者宛てに謝罪の書面を配布するほか、保護者説明会を開催して説明と謝罪する。

引用元 大阪府

■ 事故原因

事故の原因はチェックリストの下記項目が該当すると推察します。

チェックリストコード:
20-17 (第20条)安全管理措置(第21条)従業者の監督 作業ルールの徹底(紛失防止)

チェックリストにある要求ルール:

作業時は他の書類と混ざらないように、机の上を整理整頓して処理をしていますか?
個人情報を所定の保管庫から出し入れする際は、管理記録を個人名付きで記録していますか?また保管庫の施錠時には、内容確認を2名以上で実施していますか?

■ 推奨対策

対策:

情報管理に対する認識不足が原因」気づいたら紛失していた、というのが大半で、紛失の経緯が特定しにくいのが書類紛失の特徴であり、対策も「気を付けましょう」で終わってしまうことの多い事案である。
少なくとも机の上を整理(デスクトップクリーン)を徹底する必要がある。

具体例:

収納庫から持ち出した情報は何かを記録し、返却したら第三者の確認を得て返却し元のファイルに収納する。
持ち出しから返却までを導線として仕事の管理をする意識を植え付ける。
考えられる原因とそれに対する対策はいくつもあるが、「面倒」ということで手抜きをして漏えい事故を起こすのが定番化している。
こうなると、結局、個人情報の重要性への認識が低く、情報自体を守る意識が低いので「面倒」という言葉が勝ってしまうことから、取り返しのつかない問題となる。
漏えい防止対策の完全実施と意識高揚の教育をセットで、しつこく行うこと。そしで職員が取る動作を点検(監査)する体制をしっかりと動かすことまでが求められる。
今後注意します、というのでは事故はなくならない。

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