事故から学ぶ

ふるさと納税者への案内メールで誤送信、メアド流出 – 佐賀市

事故概要

業種 佐賀市観光協会
発生時期 2019/12/9
漏えい人数 10人
事故概要

佐賀市のふるさと納税の返礼品に関するメールで誤送信が発生し、寄付者のメールアドレスが流出したことがわかった。
佐賀市観光協会によれば、佐賀市から受託しているふるさと納税返礼品の発送業務において、12月9日、寄付者への返礼品に関する案内をメールで送信した際にミスがあったという。寄付者10人を5人ずつにわけてメールで送信したところ、送信先を誤って宛先に入力。同一グループ内にメールアドレスが流出した。翌10日、受信者から指摘があり問題へ気が付いたという。同協会では佐賀市に報告を行うとともに、対象となる寄付者にはメールと電話で説明と謝罪を行っている。

引用元 Security NEXT

■ 事故原因

事故の原因はチェックリストの下記項目が該当すると推察します。

チェックリストコード:
20-8 (第20条)安全管理措置 パソコン利用教育(メール誤送信防止)

チェックリストにある要求ルール:

重要電子メールを送る前には、送信アドレスを再確認していますか?自分以外の人にも確認をしてもらっていますか?
複数の相手先への送信時はTOではなくBCCを使用していますか?

■ 推奨対策

対策:

作業手順書、マニュアル、管理体制、監査体制の強化が必要である。
メール作成送信手順書の徹底と、送信前のダブルチェックを徹底させること(2名以上の相手先に対し、Toでメールを送ると個人情報漏えいに結びつくことをしつこく徹底的に教え込むこと)。
導入済みのメール誤送信抑止システム(送信先が本市以外である送信メールについて、その配信を一時保留し、Web画面操作により内容を再度確認し、その上で保留を解除する作業を行うことによりメールが改めて送信できる仕組み)で、何を確認するのか、どういう条件なら送信して良いのかを口頭試験も含めて徹底教育すること。

具体例:

個人情報の適正な取扱い及び電子メールの適切な利用に対する徹底教育を行うこと。まずは2名以上の相手先に対し、Toでメールを送ると個人情報漏えいに結びつくことをしつこく徹底的に教え込むことである。
さらにメール送信時等における個人情報の取扱い(本文に個人情報を書かない、個人情報が入ったファイルを添付するときは暗号化する等)に関する研修を行い、ダブルチェックによる送信先の確認をする運用体制を作ること。
ダブルチェックで見逃した場合は、ダブルチェックをした者も同罪になることを強く認識させること。
導入済みのメール誤送信抑止システムにおける再確認する意味を強く認識させること。

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