作業手順書、マニュアル、管理体制、監査体制の強化が必要である。
メール作成送信手順書の徹底と、送信前のダブルチェックを徹底させること（2名以上の相手先に対し、Toでメールを送ると個人情報漏えいに結びつくことをしつこく徹底的に教え込むこと）
内部の人間にとっては日常的な情報でも、特に個人情報は漏えいしたら問題となるので、今一度、個人情報取り扱い時は、漏えい防止の意識を高く持っていただきたい。

個人情報の適正な取扱い及び電子メールの適切な利用に対する徹底教育を行うこと。まずは2名以上の相手先に対し、Toでメールを送ると個人情報漏えいに結びつくことをしつこく徹底的に教え込むことである。
さらにメール送信時等における個人情報の取扱い（本文に個人情報を書かない、個人情報が入ったファイルを添付するときは暗号化する等）に関する研修を行い、ダブルチェックによる送信先の確認をする運用体制を作ること。
ダブルチェックで見逃した場合は、ダブルチェックをした者も同罪になることを強く認識させること。同じ視点でダブルチェックしても見逃すことが多いため、読み上げ方式、テキストエディタに貼り付け確認など、確認方法も進化させること。
導入済みのメール誤送信抑止システムにおける再確認する意味を強く認識させること。