事故から学ぶ

メール誤送信で企業担当者のメアド流出 – 大阪府

事故概要

業種 大阪府
発生時期 2019/10/14
漏えい人数 12人
事故概要

大阪府は、ベンチャー企業向けに講座を案内するメールを送信したところミスがあり、企業担当者のメールアドレスが流出したことを明らかにした。
同府によれば、10月24日15時前に送信したベンチャー企業の初期支援に関する連続講座の開催案内メールにおいて、送信ミスが発生したもの。
担当者が送信先を誤って「CC」に設定。送信先である参加企業5社の担当者12人のメールアドレスが互いに閲覧できる状態となった。府では同報配信用に「安心一斉送信システム」を用意していたが利用しなかったという。
送信直後、担当者がミスに気づき上司に報告。誤送信の30分後、対象者へ電話で謝罪。あわせて送信したメールの削除を依頼している。

引用元 Security NEXT

■ 事故原因

事故の原因はチェックリストの下記項目が該当すると推察します。

チェックリストコード:
20-8(第20条)安全管理措置 パソコン利用教育 (誤送信防止)

チェックリストにある要求ルール:

重要情報が含まれる電子メールを送る前には、送信アドレスを再確認していますか?自分以外の人にも確認をしてもらっていますか?
複数の相手先への送信時はTOではなくBCCを使用していますか?
FAX送信時には相手先電話番号を確認するなどのように、宛先の送信ミスを防ぐ仕組みを徹底していますか?
FAX送信書類に個人情報が含まれていませんか?余分な書類が混入していませんか?
似たアドレスや似た名前の人のメールアドレスは、注意して確認していますか?
データ送信時に不要な個人情報が含まれていないことを、複数の人で確認していますか?

■ 推奨対策

対策:

作業手順書、マニュアル、管理体制、監査体制の強化が必要である。
メール作成送信手順書の徹底と、送信前のダブルチェックを徹底させること(2名以上の相手先に対し、Toでメールを送ると個人情報漏えいに結びつくことをしつこく徹底的に教え込むこと)
内部の人間にとっては日常的な情報でも、特に個人情報は漏えいしたら問題となるので、今一度、個人情報取り扱い時は、漏えい防止の意識を高く持っていただきたい。

具体例:

個人情報の適正な取扱い及び電子メールの適切な利用に対する徹底教育を行うこと。まずは2名以上の相手先に対し、Toでメールを送ると個人情報漏えいに結びつくことをしつこく徹底的に教え込むことである。
さらにメール送信時等における個人情報の取扱い(本文に個人情報を書かない、個人情報が入ったファイルを添付するときは暗号化する等)に関する研修を行い、ダブルチェックによる送信先の確認をする運用体制を作ること。
ダブルチェックで見逃した場合は、ダブルチェックをした者も同罪になることを強く認識させること。同じ視点でダブルチェックしても見逃すことが多いため、読み上げ方式、テキストエディタに貼り付け確認など、確認方法も進化させること。
導入済みのメール誤送信抑止システムにおける再確認する意味を強く認識させること。

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