事故から学ぶ

返信用メアドを誤通知、子どもの個人情報が流出 – 岐阜県

事故概要

業種 岐阜県 森のようちえん全国交流フォーラムinぎふ
発生時期 2019/10/13
漏えい人数 48人
事故概要

「森のようちえん全国交流フォーラムinぎふ」の実行委員会事務局が、参加者との連絡の際、返信用のメールアドレスを誤って伝えたことで、個人情報が流出したことがわかった。
共催者である岐阜県によれば、10月13日に託児を希望する参加者48人に対し、子どもの個人情報を提出するよう求めたメールにおいて、返信用のメールアドレスを誤って記載。個人情報が無関係のメールアドレスに送信された。
流出したのは、子ども31人分の個人情報で、氏名や電話番号、性別、生年月日、血液型、身長、体重、既往歴などが含まれる。
同月26日、受信者から事務局に対し返信用メールアドレスの誤りについて指摘があり問題が判明。同日中に対象の受信者に対し、メールで謝罪した。
誤った送信先にもデータの削除を依頼するために連絡を取っているが、11月1日の時点で返信はないという。

引用元 Security NEXT

■ 事故原因

事故の原因はチェックリストの下記項目が該当すると推察します。

チェックリストコード:
20-8(第20条)安全管理措置 パソコン利用教育 (誤送信防止)

チェックリストにある要求ルール:

重要情報が含まれる電子メールを送る前には、送信アドレスを再確認していますか?自分以外の人にも確認をしてもらっていますか?
複数の相手先への送信時はTOではなくBCCを使用していますか?
FAX送信時には相手先電話番号を確認するなどのように、宛先の送信ミスを防ぐ仕組みを徹底していますか?
FAX送信書類に個人情報が含まれていませんか?余分な書類が混入していませんか?
似たアドレスや似た名前の人のメールアドレスは、注意して確認していますか?
データ送信時に不要な個人情報が含まれていないことを、複数の人で確認していますか?

■ 推奨対策

対策:

作業手順書、マニュアル、管理体制、監査体制の強化が必要である。
メール作成送信手順書の徹底と、送信前のダブルチェックを徹底させること(2名以上の相手先に対し、Toでメールを送ると個人情報漏えいに結びつくことをしつこく徹底的に教え込むこと)。
内部の人間にとっては日常的な情報でも、特に個人情報は漏えいしたら問題となるので、今一度、個人情報取り扱い時は、漏えい防止の意識を高く持っていただきたい。

具体例:

個人情報の適正な取扱い及び電子メールの適切な利用に対する徹底教育を行うこと。まずは2名以上の相手先に対し、Toでメールを送ると個人情報漏えいに結びつくことをしつこく徹底的に教え込むことである。
さらにメール送信時等における個人情報の取扱い(本文に個人情報を書かない、個人情報が入ったファイルを添付するときは暗号化する等)に関する研修を行い、ダブルチェックによる送信先の確認をする運用体制を作ること。
ダブルチェックで見逃した場合は、ダブルチェックをした者も同罪になることを強く認識させること。同じ視点でダブルチェックしても見逃すことが多いため、読み上げ方式、テキストエディタに貼り付け確認など、確認方法も進化させること。
導入済みのメール誤送信抑止システムにおける再確認する意味を強く認識させること。

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