事故から学ぶ

メール誤送信に関するご報告とお詫び 国立研究開発法人 物質・材料研究機構

事故概要

業種 国立研究開発法人
発生時期 2019/10/8
漏えい人数 未発表
事故概要

メール誤送信に関するご報告とお詫び
10月8日、機構外関係者の方へメールを送信した際、同報者の電子メールアドレスが表示される形で誤送信したと発表した。
概要は以下の通り
2019年10月8日、弊機構担当者がイベントの告知メールを一斉メールで送信した際、誤って受信者が同報者のメールアドレス一覧を見られる状態で送信してしまいました。
【事実経緯と対応状況】
担当者がイベント告知メールを送付しました。
直後に担当者が誤操作していたことに気づき、受信者全員に対しメールにてお詫び申し上げるとともに、経緯を説明し当該メールの削除を依頼いたしました。
【原因】
本来BCCにして送付すべきところ、TO欄に入れて送信してしまったことが原因。
【今後の対応と再発防止策】
今後、お問合せのあったメール受信者について真摯に対応いたします。また、このような事態が生じないよう、誤送信防止機能の導入を含むメール送信前のさらなる確認を徹底いたします。個人情報保護の重要性について職員への周知・教育の徹底並びに管理体制のさらなる強化に取り組みます。

引用元 国立研究開発法人 物質・材料研究機構

■ 事故原因

事故の原因はチェックリストの下記項目が該当すると推察します。

チェックリストコード:
20-8(第20条)安全管理措置 パソコン利用教育 (誤送信防止)

チェックリストにある要求ルール:

重要情報が含まれる電子メールを送る前には、送信アドレスを再確認していますか?自分以外の人にも確認をしてもらっていますか?
複数の相手先への送信時はTOではなくBCCを使用していますか?
FAX送信時には相手先電話番号を確認するなどのように、宛先の送信ミスを防ぐ仕組みを徹底していますか?
FAX送信書類に個人情報が含まれていませんか?余分な書類が混入していませんか?
似たアドレスや似た名前の人のメールアドレスは、注意して確認していますか?
データ送信時に不要な個人情報が含まれていないことを、複数の人で確認していますか?

■ 推奨対策

対策:

作業手順書、マニュアル、管理体制、監査体制の強化が必要である。
メール作成送信手順書の徹底と、送信前のダブルチェックを徹底させること(2名以上の相手先に対し、Toでメールを送ると個人情報漏えいに結びつくことをしつこく徹底的に教え込むこと)
内部の人間にとっては日常的な情報でも、特に個人情報は漏えいしたら問題となるので、今一度、個人情報取り扱い時は、漏えい防止の意識を高く持っていただきたい。

具体例:

個人情報の適正な取扱い及び電子メールの適切な利用に対する徹底教育を行うこと。まずは2名以上の相手先に対し、Toでメールを送ると個人情報漏えいに結びつくことをしつこく徹底的に教え込むことである。
さらにメール送信時等における個人情報の取扱い(本文に個人情報を書かない、個人情報が入ったファイルを添付するときは暗号化する等)に関する研修を行い、ダブルチェックによる送信先の確認をする運用体制を作ること。
ダブルチェックで見逃した場合は、ダブルチェックをした者も同罪になることを強く認識させること。
導入済みのメール誤送信抑止システムにおける再確認する意味を強く認識させること。

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