事故から学ぶ

お客さま宛てメール送信処理の誤りについて

事故概要

業種 北海道電力
発生時期 2019/06/11
漏えい人数 80人
事故概要

当社から「ホームIoTサービス」のモニター実証にご協力いただいているお客さま宛てにメールを送信した際、誤ってお客さま全員のメールアドレスが表示された状態で送信いたしました。(送信件数:80件)
本来であれば送信先メールアドレスの入力先を「BCC」とすべきところ、誤って「TO」としたため、お客さま全員のメールアドレスが表示されました。
事案発覚後、直ちに該当のお客さま80名に対し、お詫びと削除のお願いのメールを送信し、順次、電話にてご連絡差し上げているところです。
このような事態を招いたことを心より反省し、個人情報の重要性をあらためて十分認識するとともに、メール送信時の作業手順見直しによる再発防止を徹底してまいります。

引用元 北海道電力

■ 事故原因

事故の原因はチェックリストの下記項目が該当すると推察します。

チェックリストコード:
20-8 (第20条)安全管理措置 パソコン利用教育(誤送信防止)

チェックリストにある要求ルール:

重要情報が含まれる電子メールを送る前には、送信アドレスを再確認していますか?自分以外の人にも確認をしてもらっていますか?
複数の相手先への送信時はTOではなくBCCを使用していますか?
FAX送信時には相手先電話番号を確認するなどのように、宛先の送信ミスを防ぐ仕組みを徹底していますか?

■ 推奨対策

対策:

安全標語
メール送信先アドレス確認よし!
BCC送信確認よし!

作業手順書、マニュアル、管理体制、監査体制の強化が必要である。
メール作成送信手順書の徹底と、送信前のダブルチェックを徹底させること(2名以上の相手先に対し、Toでメールを送ると個人情報漏えいに結びつくことをしつこく徹底的に教え込むこと)
導入済みのメール誤送信抑止システム(送信先が本市以外である送信メールについて、その配信を一時保留し、Web画面操作により内容を再度確認し、その上で保留を解除する作業を行うことによりメールが改めて送信できる仕組み)で、何を確認するのか、どういう条件なら送信して良いのかを口頭試験も含めて徹底教育すること。

具体例:

個人情報の適正な取扱い及び電子メールの適切な利用に対する徹底教育を行うこと。まずは2名以上の相手先に対し、Toでメールを送ると個人情報漏えいに結びつくことをしつこく徹底的に教え込むことである。
さらにメール送信時等における個人情報の取扱い(本文に個人情報を書かない、個人情報が入ったファイルを添付するときは暗号化する等)に関する研修を行い、ダブルチェックによる送信先の確認をする運用体制を作ること。
ダブルチェックで見逃した場合は、ダブルチェックをした者も同罪になることを強く認識させること。
導入済みのメール誤送信抑止システムにおける再確認する意味を強く認識させること。

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