事故から学ぶ

動画視聴の案内メールを誤送信 – NSCAジャパン

事故概要

業種 NSCAジャパン
発生時期 2019/02/15
漏えい人数 83人
事故概要

「ストレングス&コンディショニング」の普及を行っているNPO法人のNSCAジャパンは、メールの送信ミスにより、送信先を誤って宛先に入力したため、送信先のメールアドレス83件が受信者間で閲覧可能な状態となったとして、メールアドレスを流出したことを明らかにした。
同法人によれば、2月15日9時半過ぎに、1月に開催したカンファレンスの申込者に対して、動画の視聴方法について案内するメールを送信したが、ミスが発生したという。
同法人は、誤送信が発生した同日、対象となる申込者に謝罪。誤送信したメールの削除を依頼した。

引用元 Security NEXT

■ 事故原因

事故の原因はチェックリストの下記項目が該当すると推察します。

チェックリストコード:
20-8 (第20条)安全管理措置 パソコン利用教育(誤送信防止)

チェックリストにある要求ルール:

重要情報が含まれる電子メールを送る前には、送信アドレスを再確認していますか?自分以外の人にも確認をしてもらっていますか?
複数の相手先への送信時はTOではなくBCCを使用していますか?
FAX送信時には相手先電話番号を確認するなどのように、宛先の送信ミスを防ぐ仕組みを徹底していますか?

■ 推奨対策

対策:

安全標語
メール送信先アドレス確認よし!
BCC送信確認よし!

作業手順書、マニュアル、管理体制、監査体制の強化が必要である。
メール作成送信手順書の徹底と、送信前のダブルチェックを徹底させること(2名以上の相手先に対し、Toでメールを送ると個人情報漏えいに結びつくことをしつこく徹底的に教え込むこと)。
導入済みのメール誤送信抑止システム(送信先が本市以外である送信メールについて、その配信を一時保留し、Web画面操作により内容を再度確認し、その上で保留を解除する作業を行うことによりメールが改めて送信できる仕組み)で、何を確認するのか、どういう条件なら送信して良いのかを口頭試験も含めて徹底教育すること。

具体例:

個人情報の適正な取扱い及び電子メールの適切な利用に対する徹底教育を行うこと。まずは2名以上の相手先に対し、Toでメールを送ると個人情報漏えいに結びつくことをしつこく徹底的に教え込むことである。
さらにメール送信時等における個人情報の取扱い(本文に個人情報を書かない、個人情報が入ったファイルを添付するときは暗号化する等)に関する研修を行い、ダブルチェックによる送信先の確認をする運用体制を作ること。
ダブルチェックで見逃した場合は、ダブルチェックをした者も同罪になることを強く認識させること。
導入済みのメール誤送信抑止システムにおける再確認する意味を強く認識させること。

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