事故から学ぶ

2支店で納付書控え1.8万件が所在不明 – 鹿児島興業信組

事故概要

業種 興業信組 緊急帰還
発生時期 2018/10/18
漏えい人数 18,801人
事故概要

鹿児島興業信用組合は、2支店において、自治体向け納付書の控えが所在不明になっていることを明らかにした。誤って廃棄した可能性がある。
同組合によれば、鹿屋支店と伊敷支店において、店頭などで納付された自治体向け納付書の金融機関控えが所在不明になっているもの。鹿屋市、鹿児島市および鹿児島県向けの2013年度と2014年度分の納付書あわせて1万8801件。氏名や住所、納付金の種類、納付金額などが含まれる。
鹿屋市が2018年10月18日に実施した鹿屋支店の定例検査によって、同市納付書の控えを紛失していることが判明。その後の調査で、同支店と伊敷支店において、鹿児島県と鹿児島市の納付書も所在がわからなくなっていることがわかった。
同組合では、保存期間が経過した書類を廃棄した際に、誤って一緒に廃棄した可能性があると説明。紛失した納付書控えに関連する納付手続きは、すべて完了しており、不正利用の報告などは確認されていないという。

引用元 鹿児島興業信組

■ 事故原因

事故の原因はチェックリストの下記項目が該当すると推察します。

チェックリストコード:
20-15 (第20条)安全管理措置 作業ルールの徹底

チェックリストにある要求ルール:

重要情報を廃棄する場合は、書類は細断したり、データは消去ツールを使ったりするなどのように、重要情報が読めなくなるような処分をしていますか?
廃棄した記録を取っていますか?

■ 推奨対策

対策:

誤廃棄かもしれない、という後味の悪い結末となるのは、廃棄の記録を正確に取っていないことにつきる。廃棄記録も2重チェックが必要である。

具体例:

捨てるものだから、という気持ちで作業すると記録自体が意味を持たず、結果として個人情報保護体制全体が揺らぐことになる。個人情報保護体制に穴を開けないために、社員教育もしっかりすべきである。

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