事故から学ぶ

同志社大、メール誤送信で個人情報漏えい

事故概要

業種 大学
発生時期 2018/12/27,2019/1/7
漏えい人数 202件
事故概要

同志社大学にて、メールの誤送信により学生の個人情報が流出。同大にて、学生生活課から日本学生支援機構奨学金の受給者に事務連絡メールを、キャリアセンターから外国人留学生に対象の講座案内メールを送信した際に、本来「Bcc」で送るべきところを誤って「To」で送信したことによりメールアドレスが流出した。
誤送信発覚後、同大は該当者にはメール誤送信のお詫びと、当該メールの削除の依頼を行った。
漏洩内容 メールアドレス
漏洩件数 計202件
漏洩日時 2018/12/27、2019/01/07

引用元 同志社大

■ 事故原因

事故の原因はチェックリストの下記項目が該当すると推察します。

チェックリストコード:
20-8 (第20条)安全管理措置 パソコン利用教育(メール誤送信防止)

チェックリストにある要求ルール:

電子メールを送る前に目視にて送信アドレスを確認する、自分以外の人に確認をしてもらう。複数の相手先への送信時はTOではなくBCCを使用していますか?

■ 推奨対策

対策:

メール作成送信手順書の徹底と、送信前のダブルチェックを徹底させること(2名以上の相手先に対し、Toでメールを送ると個人情報漏えいに結びつくことをしつこく徹底的に教え込むこと)
何を確認するのか、どういう条件なら送信して良いのかを口頭試験も含めて徹底教育すること。

具体例:

個人情報の適正な取扱い及び電子メールの適切な利用に対する徹底教育を行うこと。まずは2名以上の相手先に対し、Toでメールを送ると個人情報漏えいに結びつくことをしつこく徹底的に教え込むことである。
さらにメール送信時等における個人情報の取扱い(本文に個人情報を書かない、個人情報が入ったファイルを添付するときは暗号化する等)に関する研修を行い、ダブルチェックによる送信先の確認をする運用体制を作ること。
ダブルチェックで見逃した場合は、ダブルチェックをした者も同罪になることを強く認識させること。
メールシステム改善による複数宛先に対するBCCの自動化もある程度の効果は期待できる。

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