事故から学ぶ

群馬県藤岡市、団地入居者の情報紛失 ごみ処分の可能性

事故概要

業種 地方自治体 市
発生時期 2019/01/26
漏えい人数 600人
事故概要

藤岡市は25日、市営の23団地の入居者約600人分の個人情報が記載されたファイル1冊を紛失したと発表した。
都市建設部の職員が団地の漏水工事をする際、入居者の住所などを確認するため持ち出し、市内のごみステーションの近くに置き忘れたという。ごみとして収集され、清掃センターで処分された可能性もある。
ファイルは青色で、名前、住所、電話番号、住宅番号が印字された紙が収められていた。
職員2人が団地敷地内で、地面を覆っていた防草シートの乱れを直す際、ごみステーションの囲いの上にファイルを置いたまま帰庁。翌日の昼ごろに気付き、現場に向かったが無くなっていた。
翌日はごみの収集日で、収集担当者からは酷似したファイルの収集情報が寄せられているが、該当するファイルなのか、清掃センターで処分されたかは確認できていないという。

引用元 群馬県藤岡市

■ 事故原因

事故の原因はチェックリストの下記項目が該当すると推察します。

チェックリストコード:
20-17 (第20条)安全管理措置(第21条)従業者の監督 作業ルールの徹底(紛失防止)

チェックリストにある要求ルール:

重要情報を社外へ持ち出す時は許可を得ていますか。
持ち出し時にはパスワード保護や暗号化して肌身離さないなどのように、盗難や紛失の対策をしていますか?
USBメモリのように小さなものは、首からかけるストラップのような大きな印をつけて目立たせるなど紛失防止策を講じていますか?
パソコンや業務携帯などの紛失防止教育を徹底していますか。
紙書類の持ち出し時はカバンに入れ、落下や風による飛散を防いでいますか。
重要情報やPC,USB等が入ったカバン自体を肌身離さず持ち歩いていますか?

■ 推奨対策

対策:

市は「情報管理に対する認識不足が原因。個人情報の持ち出しの原則禁止を徹底する」などとしているが、具体性を欠く指導は効果が薄い。持ち出す理由がなく持ち出したのか、理由があるが必要な一部ではなく全部持ち出したのか、あたりまでを分析して対策を講じるべきである。

具体例:

毎日持ち出す必要がある情報であるなら、外部持ち出し情報量を極小化する(ファイル全体は持ち出さない)。
極小化すれば紙情報でもカバン等に入る大きさになり、そのカバン等を肩掛け式にして体から離さなければ置き忘れは防げる。
カバンの中から落ちないようにファイルがカバンから大きく離せないようにストラップをつける。
持ち出した情報は何かを記録し、返却したら第三者の確認を得て返却し元のファイルに収納する。
持ち出しから返却までを導線として仕事の管理をする意識を植え付ける。
考えられる対策はいくつもあるが、「面倒」ということで手抜きをして漏えい事故を起こすのが定番化している。
個人情報の重要性への認識が低く、情報自体を守る意識が低いので「面倒」という言葉が勝ってしまう。漏えい防止対策の完全実施と意識高揚の教育をセットで、しつこく行うこと。そしで職員が取る動作を点検(監査)する体制をしっかりと動かすことまでが求められる。
今後注意します、というのでは事故はなくならない。

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