事故から学ぶ

原本との突合確認作業を怠り、農業大学校の推薦入学試験合格通知書を44名に誤送付(栃木県)

事故概要

業種 学校 大学
発生時期 2018/11/20
漏えい人数 44人
事故概要

同校の平成31年度生の推薦入学試験の合格通知書の発送の際に合格者46名のうち44名に住所と宛名の錯誤が生じたというもの。
Excelで推薦試験受験者データを作成時の専攻別に並び替える際に、氏名と住所の誤ったデータを編集しそのデータを基に合格者宛名ラベルを作成し、入学願書原本との突合確認作業を怠ったのが原因。
同校では誤送付した44名の合格者と推薦者(学校長)へ謝罪し、誤送付した合格通知書を回収、改めて合格通知書を発送した。

引用元 SCAN NetSecurity

■ 事故原因

事故の原因はチェックリストの下記項目が該当すると推察します。

チェックリストコード:
2-13 作業ルールの徹底

チェックリストにある要求ルール:

重要情報を社外へ持ち出す時はパスワード保護や暗号化して肌身離さないなどのように、盗難や紛失の対策をしていますか?
個人情報を含む重要情報を出力、郵送やメールで送付する場合、本当に送付する必要があるか、不要な情報が含まれていないか、送付先に誤りがないか作業者と確認者の二重で確認をしていますか。送付記録をつけていますか?

■ 推奨対策

対策:

封筒のあて先と内容の錯誤は各所で発生しており、よく知られた漏えい事故であるにも関わらず、対策が「気をつけましょう」という注意喚起で終わってしまい、事故防止に結びつかない典型例でもある。

具体例:

これを防ぐには封入者と点検者の2名体制にしてに2重チェックを行うのが有効である。
封入をサービス提供している受託会社では、宛名と内容物内の氏名をカメラで照合する仕組みに加え、内容物を計る計量器の組み合わせで確認を行ってい、誤配率を極小化している。
複数相手先に送信する業務がある企業では確認自体を手順に組み込むことをお勧めする。

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