事故から学ぶ

介護認定申請書類が所在不明、誤廃棄か – 習志野市

事故概要

業種 介護
発生時期 2018/10/16以降2018/11/05までの間
漏えい人数 56名
事故概要

介護認定申請書類が所在不明、誤廃棄か – 習志野市

千葉県習志野市は、個人情報が記載された介護認定の申請書類を紛失したことを明らかにした。
同市によれば、2014年度の介護認定申請に関する書類の一部について、10月16日以降、所在がわからないという。
77冊ある書類の1冊で、56人分の個人情報を記載。介護認定申請者の氏名や住所、電話番号、生年月日、性別のほか、介護保険被保険者番号、家族の氏名や電話番号、身体機能の状況、主治医の意見書の内容などが含まれる。
同市では保管状況などから盗難や紛失の可能性は低いとし、不要文書と一緒に誤って廃棄した可能性があると説明。対象者に対し、書面で事情を説明し、謝罪している。

引用元 Security NEXT - 2018/11/5

■ 事故原因

事故の原因はチェックリストの下記項目が該当すると推察します。

チェックリストコード:
3-20 意識付け教育

チェックリストにある要求ルール:

情報管理の大切さなどを定期的に説明するなどのように、従業員に意識付けを行っていますか?

 

チェックリストコード:
2-12 作業ルールの徹底

チェックリストにある要求ルール:
重要情報を机の上に放置せず書庫に保管し施錠するなどのように、重要情報の紛失や漏えいを防止していますか?

 

チェックリストコード:
2-18 作業ルールの徹底

チェックリストにある要求ルール:
重要情報を廃棄する場合は、書類は細断したり、データは消去ツールを使ったりするなどのように、重要情報が読めなくなるような処分をしていますか?

■ 推奨対策

対策:

誤廃棄事故は後を絶たないが、意識改革の他に、個人情報が含まれる書類等への注意タグ(マーク)付け対策があげられる。

具体例:

個人情報を取り扱う書類自体やヘッダー部の色を変える、収納する封筒やフォルダの色を変える。同時にフォルダを2冊以上あるいは2封筒以上を取り扱わない。個人情報が含まれているか否かを問わず書類を破棄する場合はすべてシュレッダーにかける。
書類を破棄した場合は、フォルダや封筒に破棄の日時と担当者、破棄内容、破棄方法を記載し記録として残す。フォルダや封筒自体も破棄する場合は、記録簿を作り破棄記録を残す。
個人情報だけを抽出して対応すると記録もれなどが起こるので、会社で発生する全ての書類や伝票は同じ手順で破棄し記録を残すことを推奨する。
誤廃棄事例を見ると、捨てること自体に意識がいっていないため、何を捨てたかの記憶があいまいであり「たぶん間違って捨てた、たぶん一緒に捨てた」という回答がもどり、結果が不明瞭であるため対策も未熟、結果として漏えい事項が後を絶たない、ということが繰り返されている。
すべての廃棄記録が大変である場合、個人情報だけ分別して後からシュレッダーにかける方法も一考ではあるが、廃棄ボックスの投入者とシュレッダーにかける人が別になるため、別の曖昧性を生み出してしまう。
不要な個人情報は月に1度相互確認しながらまとめて捨てることとし、一般ごみとの混在を防ぐため日常業務上では一切破棄しない業務手順も考えられる。

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